​​1.今日一日の標語を「元気が出る一言(スローガン)」にする

どんな心がけで一日を送りたいかを、「今日のスローガン」として簡潔な言葉で書きます。ポイントは、このフレーズを見るたびにやる気や元気が湧くようなポジティブな宣言にすること。目的意識を持って前向きに一日を過ごせるような言葉を心に刻みます。

​意欲的に一日のスタートを切れるかどうかは、仕事の姿勢にも作業効率にも大きく関係します。自分を元気にしてくれる言葉でテンションを上げて一日を始めましょう。

2.「夢・希望」、自分の指標を忘れないために

『PDCA日報』は、今の自分を将来の夢へと導いていくためのもの。それには、常になりたい自分をイメージして、そこに向けて具体的なビジョンを思い描くことが大切です。

「夢・希望」欄には、実現したらワクワクするような思いを照れくさがらずに書きます。​長いスパンの将来展望だけでなく、手に入ったら嬉しいものでもいい、仕事の成功を通して自分がハッピーになれそうなことをイメージしてください。

​3.「目標」を具体的に設置する

「目標」欄は、いま達成を目指していることを具体的に書きます。何を目標にすればいいのか、思いつかない場合は、数値目標を掲げます。
「今日の目標」は、「今週の目標」や「今月の目標」にしてもいいでしょう。ただし、「いつまでにやる」という達成期限は必ず設けます。

4.「今日の予定」を組む

予定は、時間管理をする「タイムスケジュール」と、やるべきことを列挙して優先順位をつけていく「タスク」、二つの面から書きます。

​①まず、スケジュール表を確認して、絶対に外せない大事な予定をタイムスケジュール欄に書き込みます。

②次に、今日やるべきこととルーチンワークを「タスク」欄に箇条書きしていきます。15分以内でできることは「すきまタスク」それ以上時間がかかるものは「じっくりタスク」とします。

③タイムスケジュールの大事な予定以外の時間を②で挙げたタスクを見ながら埋めます。所要時間を見積もって何時から何時までと線を引いて時間を区切ります。

人間は一つのことを永遠とやり続けると集中力が落ちます。時間を区切り、コマを決めることが大切です。メリハリをつけた時間配分をしましょう。

5.「実際の結果」を正直に記す

やるべきことがきちんとできたのか、成果が出たのか、予定に対して、実際の行動結果やそこで得た気づきをこまめに書いていきます。「現状を正しく知る」ことが目的なので、顧客や上司からのきつい言葉なども具体的に書く。書きれなかったら、メモ欄を使ってください。

現状把握のためにタイムスケジュール欄で大事なのは、時間にシビアになることです。実際にかかった時間はきちんと測り、「何分から始めた」「何分までかかった」と線を引いた脇に分数を書き入れます。

​もう一つ大事なのが、休む時間。自分の限界を超えたムリは禁物です。睡眠時間や休憩の時間もしっかり管理して下さい。

6.「うまくいったこと」「うまくいかなかったこと」をチェックする

終業後、今日一日を振り返ってみます。「うまくいったこと」は何か、「うまくいかなかったこと」は何か、予定と行動の差をチェックしてみてください。
予定の立て方は正しかったか、優先順位の決め方は正しかったか、どうして誤差が生じてしまったのかを考え明日からの反省材料にします。

7.「ルール化」することを整理する

6の「うまくいったこと」はこれからも続けるべきなので、「マイルール」にしていきます。一日を振り返って反省しようというと、ダメだったところばかり挙げる人がいますが、うまくできたことは何かを確認しておくことも、とても大切です。どこが良かったのかを冷静に自己分析し、そのいい点をこれからもやれるように自分自身に「刷り込む」それが「マイルール」にするということです。
抽象的なことではなく、具体的な「行動」として書いておくほど、実践しやすくなります。

8.「改善策」を考える

一方、6の「うまくいかなかったこと」は改善していかなければならない点です。次の一手は何か明日からどう考えていったらいいかを、これも具体的な「行動」に落とし込んで考えてください。改善のための「アイディア出し」をし、明日からそれを試してみるのです。
その時に参考になるのがかかった時間や、その日の顧客数、売り上げなどの「数字」です。数値を元に考えると具体策を考えやすくなります。

PDCA日報フォーマット