理由１ 「PDCA日報」は気づきを形にする。

理由２　自分のために書く

会社で書かされる日報がストレスだという人が結構います。会社の制度だから、上司に報告しなければいけないから、という理由でいやいや書いている人がどれほどいることか。意義も意味も感じられないまま、ただ義務感で日報を書くことは膨大なエネルギーの浪費です。何事も義務で「やらされている」感覚があると、面白くないものです。日報だって同じです。

「PDCA日報」は自分のために自発的に書くものです。仕事の進捗状況や現在の課題を明らかにし、自分の行動を振り返って気づきを得ます。そして、行動量を増やし、改善してもっと成果を上げるために、今よりももっとできる自分のなるために、自分の意思で書く、自分自身への報告書です。

理由３　手帳と日誌と日記、３つの役割を一つに

スケジュールやタスク管理、あなたはどうやってしていますか？手帳に書き込むか、スマートフォンのアプリを利用しているか、ほとんどの方がいずれかでしょう。では、仕事の結果はどのように記録していますか？会議や打ち合わせ、面談などの記録は会議録やメモにし、実務作業の進捗状況などは業務日報や業務日誌に書き、売り上げなどの数値管理はエクセルで図表化しているというのが一般的ではないかと思います。しかし、予定と結果がこんなにバラバラになっていて、自分の仕事のやり方の問題点に気づけるでしょうか。その日にあったことへの気づきや思いを書くのは日記です。でも日記は感情を整理する意味合いで書くことが多いので、仕事の予定と結果を照らし合わせて「明日はこうしよう」といった具体的なことは書かないものです。手帳と日誌と日記の内容、これらを一枚の紙に集約してパッと見渡すことができたら、もっと自分の仕事のやり方のいいところ、よくないところが「発見」しやすくなるのではないでしょうか。そういう発想のもと「予定」と「結果」と「気づき」、これらを一つにまとめようというのが「PDCA日報」なのです。「ビジネスはPDCAで回せ」とよく言います。けれども実際には現状把握ができていないとプランはうまく遂行できません。まずチェックがあるから行動が変えられるのであり、また、それがうまくいったか、いかなかったかで次のプランが変わってきます。チェックが機能しないことには生産性の高い良い循環には入れません。そのためにも結果や気づきを次の予定に反映させていくことが大切なのです。プランの前にチェックあり、実践の前にチェックあり、それを『PDCA日報』でやっていくのです。

理由４　手書きすることで心に刻む

「PDCA日報」は誰かに見せるためのものではなく、自分のための備忘録ですから綺麗に書こうとする必要はありません。大事なのは、記憶が鮮明なうちに正確に記録しておくことです。このデジタル全盛時代になぜ手書きで書くというアナログなことをするのか。手書きならいつでもどこでも手軽に書けるからです。頭の中に沸いた気づきやアイディアは放っておくと一瞬のうちに消えてしまいます。「あ、そうか」と思ってタブレットやパソコンを立ち上げたりしていてはもう遅い、その場ですぐにメモをするのが一番なのです。しかもデジタル機器を使うと人はつい「操作」の方に熱中してしまいます。例えばウェブで日報を書こうと思っていてノートパソコンを用いたら誰かからメールが届いている。こなるとそれを開いて読みたくなりますよね。「これを返信しておかなくては」と思っているうちに日報に書こうと思っていたことなどはいつしか忘却の彼方です。デジタル作業は考えて書くということよりも「やる」こと自体が目的化してしまいやすいのです。また、アナログとデジタルで脳波を調べるとアナログの方が脳波が活性化しているという研究もあります。さらに、手書きだとあとで見たときに自分の感情がよみがえりやすいです。例えば、字がやけに乱れているのは電車に揺られながら書いたせいだったら、そのふにゃふにゃの文字を見ているだけでその時の状況やその時感じていたことなどが思い出せます。こういった理由で手書きで書くことで心に刻むという意味では手書きの方が勝っているでしょう。ですから日報を書く際は手書きをオススメしています。

理由５　バグを見つけて修正する

「PDCA日報は赤裸に！」がモットーです。ダメな自分が情けないからといって、ウソやごまかし禁物。正直に書きましょう。自分のうまく行かないところに焦点を合わせるというのは、気持ちのいいことではありません。バグを見つけるつもりになってください。ソフトウェアの開発途中に見つけるプログラムの誤りを「バグ」と言います。最初から全くバグのないプログラムを作ることは不可能でバグを見つけて修正し、ブラッシュアップしていくのです。ですから、バグが見つかることはよくないことではなく、発見できなければ困る。バグが見つかるから改善策が考えられ、いいプログラムになっていくのです。どんどん「バグ出ししよう」と考えると前向きな気持ちになれます。日報は自分を向上させていくツールです。自分の行動の中から答え探しをしていくクイズ感覚で気楽に書いていってください。

理由６　マインドセットを変える

会社の指示で書いている日報もマインドセットひとつで『PDCA日報』になります。上司に出すために書くとなると、サボっていると思われないように自分を取り繕ったことを書いていませんか？かかった時間や回った営業件数など、ついサバを読んだりしてしまいがちです。どのみち書かなくてはいけないものならば、適当にお茶を濁すようなことをするのではなく、「これは自分のためにかいているんだ」という意識を持つ。義務で書くものではなく、自分のために書くものだったらどうかと考えてみましょう。自分への報告書に嘘をついても自分のためにならないので、自ずと正直に真実をありのままに書くことになります。変に創造しようとしないで淡々と書けばいいので、気分的に負担にもなりません。日報で大切なのは、まずマインドセット。自分を向上させたいという前向きな心持ちになることです。日報は自分を映す鏡であり、明日からの行動を示唆する羅針盤なのです。

理由７　「おやっ？」を掘り下げる

気づきというものは、その時点ですぐにパッと浮かぶものというよりもむしろ少し時間をおいて、視点を変えてみる中で浮き彫りになることの方が多いのです。一歩引いた俯瞰的視点で振り返って考える時間をもつ。仕事が終わった後というのは、そういう第三者的視点で冷静に客観的に考えるのには向いています。その日のうちの答えが見つからなくてもいいのです。保留しておいて、翌日また考えます。翌日にも答えが出なければ1ヶ月後に振り返る。考えていたらアイディアは必ず出ます。「PDCA日報」は書く習慣をつけると共にそうやって問題意識を持って答えを抽出していく思考回路を鍛える習慣を身に付けるものなのです。